Termini e condizioni del Privacy Symposium
Il seguente testo presenta i termini e le condizioni applicabili a tutte le iscrizioni, le prenotazioni, le partecipazioni e l’utilizzo delle informazioni del Privacy Symposium e delle attività correlate.
CONTESTO
La conferenza Privacy Symposium (di seguito denominata “Conferenza”) intende a sostenere il dialogo internazionale, la cooperazione e la condivisione delle conoscenze in materia di protezione dei dati, conformità e tecnologie innovative. La Conferenza intende sostenere il dialogo e la cooperazione tra gli esperti e gli stakeholder impegnati nella protezione dei dati personali attraverso conferenze e incontri periodici che possono essere organizzati in diversi Paesi.
La Conferenza è organizzata da un Comitato Organizzatore che riunisce diverse organizzazioni, tra cui la fondazione Mandat International (di seguito denominata “Organizzatore”). L’Organizzatore è una fondazione che intende a promuovere la cooperazione internazionale e che è incaricata di gestire il budget e le iscrizioni alla Conferenza per conto del Comitato Organizzatore.
DEFINIZIONI
Conferenza si riferisce alla conferenza del Privacy Symposium e alle attività correlate, come gli eventi sociali, la comunicazione e il processo di registrazione.
Organizzatore si riferisce all’ente responsabile dell’organizzazione della Conferenza.
Partecipante si riferisce a qualsiasi persona fisica o giuridica che si iscrive e/o partecipa alla Conferenza e/o alle attività ad essa correlate, come gli eventi sociali.
Parte e Parti si riferiscono all’Organizzatore e ai Partecipanti.
PRINCIPI
La Conferenza si impegna a rispettare una serie di principi pubblicati sul proprio sito web I Partecipanti si impegnano a rispettare tali principi, anche assicurando dibattiti e interazioni aperti e rispettosi con i relatori e gli altri Partecipanti, basati sul rispetto reciproco, e sostenendo il dialogo e la cooperazione internazionali.
PRENOTAZIONE E REGISTRAZIONE
Le registrazioni e le prenotazioni alla Conferenza costituiscono una forma di accordo contrattuale, disciplinato dai presenti Termini e Condizioni. Le iscrizioni e le prenotazioni alla Conferenza sono accettate solo dopo aver completato il modulo di registrazione online e dopo aver ricevuto il pagamento completo.
Le iscrizioni e le prenotazioni alla Conferenza sono definitive e non sono rimborsabili né trasmissibili, anche in caso di mancata partecipazione.
I pagamenti possono essere effettuati online senza costi aggiuntivi per i partecipanti. I partecipanti che richiedono il pagamento tramite bonifico bancario devono farsi carico delle relative spese di bonifico.
Le richieste di visto sono a carico del Partecipante.
MINORI DI ETÀ
La Conferenza e le relative attività sono state concepite per i Partecipanti adulti. I minori di età che desiderano partecipare alla Conferenza devono: (1) ottenere il consenso scritto dei genitori, anche in relazione ai presenti Termini e Condizioni; (2) essere sempre accompagnati da un adulto che abbia autorità su di loro (ad esempio i genitori, una persona che abbia la potestà genitoriale o l’insegnante) e che si assuma la piena responsabilità per loro; e (3) informare l’Organizzatore in anticipo L’Organizzatore declina espressamente la responsabilità per tali Partecipanti.
LIMITAZIONE DI RESPONSABILITÀ
L’Organizzatore sostiene e organizza la conferenza con il massimo impegno e non sarà responsabile nei confronti dei Partecipanti per eventuali danni conseguenti, incidentali, indiretti o punitivi, indipendentemente dal fatto che tale responsabilità derivi da violazione del contratto, illecito civile, responsabilità oggettiva o altro.
L’Organizzatore non sarà ritenuto responsabile di eventuali perdite o danni agli oggetti personali dei Partecipanti, o di lesioni causate, in qualsiasi sede utilizzata in relazione alla Conferenza.
FORZA MAGGIORE
Nessuna delle Parti sarà responsabile nei confronti dell’altra per l’inadempimento temporaneo o definitivo di tutti o parte dei propri obblighi contrattuali quando l’adempimento di tale Parte (la “Parte Interessata”) è impedito o ritardato, tra l’altro, da inondazioni, siccità, incendi, guerre, sommosse, scioperi, atti di terrorismo, epidemie, pandemie, serrate, cause di forza maggiore o atti di governo o qualsiasi altra causa al di fuori del ragionevole controllo della Parte interessata (di seguito denominata “Forza Maggiore”).
L’Organizzatore informerà i Partecipanti dell’esistenza di una causa di forza maggiore e, se del caso, proporrà i mezzi per rimediare o attenuare l’impatto della causa di forza maggiore. Tale avviso può essere dato via e-mail o tramite una dichiarazione pubblicata sul sito web della Conferenza https://privacysymposium.org
In caso di Forza Maggiore, gli obblighi contrattuali saranno sospesi per tutta la durata dell’evento di Forza Maggiore. A scanso di equivoci, l’applicazione dell’evento di forza maggiore non sarà soggetta ad altre condizioni oltre a quelle espressamente stabilite nel presente documento.
ADATTAMENTI DELLA CONFERENZA
Tutte le Parti concordano e accettano che l’Organizzatore possa adattare il formato della Conferenza per tenere conto di fattori esterni come le restrizioni legate alla Covida Sebbene si preveda di organizzare una conferenza interamente in loco, l’Organizzatore può optare per una conferenza ibrida o interamente online, e/o decidere di spostare le date della Conferenza per garantire un livello di partecipazione più elevato. Si ritiene che l’Organizzatore abbia adempiuto a tutti i suoi obblighi attraverso l’organizzazione e la realizzazione della Conferenza, indipendentemente dal suo formato. L’Organizzatore non è responsabile dei costi o dei disagi che ne derivano per i Partecipanti a causa di tali modifiche e adattamenti.
In caso di rinvio e/o spostamento della Conferenza, tutte le quote di iscrizione saranno trasferite per coprire la partecipazione alle nuove date e sedi della Conferenza. Se il Partecipante non desidera accettare la partecipazione alla nuova data, può cancellare la propria iscrizione; in tal caso il Partecipante può richiedere il rimborso della propria iscrizione.
CANCELLAZIONE DELLA CONFERENZA DA PARTE DELL’ORGANIZZATORE
Nel caso in cui l’Organizzatore decida di cancellare la Conferenza nella sua interezza, senza che i contenuti o le sessioni siano disponibili online, le iscrizioni saranno interamente rimborsate. In queste circostanze, gli Organizzatori non sono responsabili di eventuali altre spese sostenute, comprese quelle di viaggio, visto e alloggio. I delegati sono invitati a stipulare un’assicurazione di viaggio sufficiente a coprire tali costi.
ASSICURAZIONE MEDICA E DI VIAGGIO
La quota di partecipazione alla Conferenza non comprende l’assicurazione sanitaria o di viaggio individuale. I partecipanti sono invitati a provvedere autonomamente all’assicurazione sanitaria e di viaggio, se lo ritengono opportuno.
CONDIZIONI DI SALUTE E SICUREZZA
In conformità alle linee guida governative italiane per le attività economiche e sociali e per ridurre al minimo i rischi per i Partecipanti, tutti i Partecipanti saranno tenuti a rispettare le norme e i regolamenti applicabili alla sede della Conferenza.
PARTECIPAZIONE ALLA CONFERENZA
I partecipanti sono invitati ad arrivare nella sala riunioni prima dell’inizio delle sessioni. Sebbene l’Organizzatore faccia del suo meglio per dimensionare adeguatamente la capacità delle sale, alcune sessioni potrebbero avere più successo di quanto inizialmente previsto e saranno accessibili in base all’ordine di arrivo.
Il Comitato Organizzatore e l’Organizzatore si riservano il diritto, senza alcuna responsabilità, di rifiutare l’accesso o di espellere i Partecipanti dalla Conferenza qualora: (1) il Partecipante rifiuti o non rispetti i presenti Termini e Condizioni; o (2) il Comitato Organizzatore e l’Organizzatore ritengano che il Partecipante rappresenti un rischio per la sicurezza, un fastidio o una seccatura per la Conferenza e/o per gli altri Partecipanti.
REGISTRAZIONE DI IMMAGINI E VIDEO
I partecipanti sono autorizzati a effettuare ragionevoli registrazioni video o audio e a scattare fotografie durante l’evento, in ogni caso per uso personale. La pubblicazione di registrazioni dell’evento richiede la previa autorizzazione scritta dell’Organizzatore.
I partecipanti e i relatori riconoscono e accettano che la Conferenza e le attività ad essa connesse possano essere filmate e/o registrate, comprese eventuali immagini dei partecipanti. I partecipanti e i relatori autorizzano l’Organizzatore e qualsiasi terza parte autorizzata dall’Organizzatore a utilizzare e comunicare tali immagini e registrazioni attraverso diversi mezzi di comunicazione (compresi i social media) allo scopo di condividere informazioni e comunicare sulla Conferenza, nonché a scopo didattico.
Le fotografie e i cameraman devono essere facilmente identificabili. I partecipanti che non desiderano apparire nelle immagini possono spostare e/o informare la fotografia e i cameraman.
REGOLE SPECIFICHE DELLA SESSIONE
I presidenti e i moderatori hanno l’autorità di prendere decisioni proporzionate per mantenere l’ordine e assicurare dibattiti rispettosi e costruttivi nelle sessioni che presiedono.
Possono decidere di applicare la Chatham House Rule per consentire uno scambio di opinioni più aperto. In tal caso, informeranno i partecipanti all’apertura della sessione. Di conseguenza, i partecipanti, compresi i relatori, saranno liberi di utilizzare le informazioni ricevute, ma
1. non possono essere rivelate né l’identità né l’affiliazione dei relatori, né quella di qualsiasi altro partecipante;
2. i partecipanti non sono autorizzati a registrare o fotografare la sessione, nemmeno per uso personale.
DIRITTI DI PROPRIETÀ INTELLETTUALE
Il Privacy Symposium intende a promuovere il dialogo internazionale, la cooperazione e la condivisione delle conoscenze. I relatori che presenteranno alla conferenza dovranno:
- assicurare e garantire che le loro presentazioni non violino alcun diritto di proprietà intellettuale di terzi;
- autorizzare l’Organizzatore, senza alcun costo o compenso:
- a filmare, registrare e fotografare loro, le loro sessioni e presentazioni;
- a utilizzare e diffondere materiale testuale, audio, video, grafico e contenuti relativi alle loro presentazioni, a scopo informativo, promozionale e/o educativo, senza alcuna restrizione temporale.
Il secondo punto non si applica alle sessioni soggette alla Chatham House Rule.
Nel caso in cui i presidenti o i moderatori abbiano obiezioni, riserve o limitazioni dei diritti di proprietà intellettuale in merito alla registrazione, all’uso o alla diffusione delle loro presentazioni, dovranno informare per iscritto l’Organizzatore, almeno 15 giorni prima dell’inizio della conferenza, via e-mail all’indirizzo contact@privacysymposium.org.
INFORMATIVA SULLA PRIVACY
Iscrivendosi e/o partecipando alla Conferenza, il Partecipante accetta l’Informativa sulla privacy riportata sul sito web della Conferenza: https://privacysymposium.org/privacy?lang=it. Gli organizzatori della Conferenza si impegnano a offrire una conferenza pienamente conforme alle normative sulla protezione dei dati personali. In caso di problemi relativi alla privacy, alla protezione dei dati o alla conformità alle normative, si prega di informarci via e-mail all’indirizzo contact@privacysymposium.org.
AVVISI
Qualsiasi avviso o altra comunicazione fornita ai sensi di o in relazione ai presenti Termini e condizioni deve essere comunicata per iscritto e:
- le comunicazioni all’Organizzatore saranno inviate per posta presso la sua sede legale o per e-mail all’indirizzo di posta elettronica indicato nella prima pagina;
- le notifiche ai Partecipanti saranno inviate tramite il sito web, e/o tramite newsletter, e/o tramite e-mail, e/o tramite posta.
DISACCORDO
In caso di controversia, le Parti si impegnano a utilizzare tutti i mezzi possibili per raggiungere una risoluzione amichevole delle controversie che possono sorgere nel corso dei presenti Termini e Condizioni.
TUTTE le controversie ai sensi dei presenti Termini e condizioni saranno deferite a un Comitato di mediazione che sarà integrato da due rappresentanti di ciascuna Parte. Se non si raggiunge un accordo, un mediatore neutrale sarà scelto da entrambe le Parti come istituzione competente in caso di arbitrato.
SEVERANZA
Se una qualsiasi disposizione, o parte di essa, dei presenti Termini e Condizioni è o diventa non valida, illegale o inapplicabile, sarà considerata modificata nella misura minima necessaria a renderla valida, legale e applicabile. Se tale modifica non è possibile, la disposizione o la sottodisposizione in questione sarà considerata eliminata. Qualsiasi modifica o eliminazione di una disposizione o di una parte di essa ai sensi della presente clausola non pregiudica la validità e l’applicabilità del resto dei presenti Termini e Condizioni.
LEGGE APPLICABILE E GIURISDIZIONE
I presenti Termini e Condizioni e qualsiasi controversia o reclamo derivante da o in relazione ad essi o al loro oggetto o alla loro formazione saranno disciplinati e interpretati in conformità alla legge svizzera e al Tribunale di Ginevra.
VARIE
I presenti Termini e Condizioni sostituiscono qualsiasi forma di intesa precedente, orale o scritta, tra i Partecipanti e l’Organizzatore.
Nessuna variazione dei presenti Termini e Condizioni sarà efficace se non pubblicata sul sito web della Conferenza o se non effettuata per iscritto e firmata da entrambe le Parti.
Per qualsiasi domanda sui presenti Termini e Condizioni, si prega di contattare contact@privacysymposium.org
